A mindennapok kuszasága(?)

Talán ismerős lesz a következő történet:

“Cégünknél csak egy személy számlázhatott korábban, mivel mindamellett, hogy szépen írt, pontosan tudta, hogy hogyan kell helyesen kitölteni a számlát. Továbbá szándékosan csak egy számlatömböt vezettünk, melyhez csak neki volt hozzáférése. Ez viszont azt eredményezte, hogy sem a cégvezetés, sem a könyvelő nem tudta rögtön megmondani, hogy hogyan áll a cégünk az adott hónapban/negyedévben. Az összegzésre kellett egy kis idő.”

Van megoldás!

Szerencsére a fenti probléma nem is jelentkezik, ha számlázó programot használunk, hiszen többnyire több felhasználó is dolgozhat ugyanazon rendszerben, ugyanabban az időben.

A számla kitöltését segíti a program, sőt, akár mobil eszközről is kiállíthatunk számlát, illetve a könyvelőhöz sem egy kötegnyi számlával kell elballagni, elég csak az exportált adatokat e-mailben megküldeni a részére.

NAV is kéri az eszköz használatot!

Továbbá 2018. július 1-jétől a 100.000 Ftot meghaladó ÁFA tartalommal rendelkező számlákat 5 naptári napon belül le kell jelenteni a NAV felé. Amennyiben kettő vagy több számla nem éri el az előbb említett ÁFA tartalmat, azonban ezek egy teljesítéshez tartoznak, úgy ezeket is le kell jelenteni.

A NAV a kérdéskörrel kapcsolatosan összeszedett gyakori kérdéseit az alábbi oldalon találjuk:

https://nav.gov.hu/nav/gyik/onlineszamla#faq_4702857

Mivel a jelentéshez kapcsolódóan úgyis valamilyen informatikai eszközt kell használnunk, így elég lenne, ha NAV „kompatibilis” számlázót választanánk, mely már a kiállítást követően beküldi az adatkötelezett számlákat.

Forrás: Online Számla

Akkor mégis mi alapján keressek?

Több kategóriabesorolást lehet kialakítani, hogy mit tudnak a számlázók, illetve milyen feltételek szerint választhatunk a piacon lévő kínálatból.

Első és legfontosabb azonban, hogy a hatályos jogszabályoknak megfelelő legyen és a NAV felé a jelentés elküldésére alkalmas legyen!

Ezen túl pedig már minden csak a kényelmi funkciók bővülését eredményezi.

  • Online, vagy offline számlázó legyen?
  • Hagyományos vagy e-számlát is szeretnénk kiállítani?
  • Ingyenes vagy fizetős?
  • Ügyfélszolgálat elérhető-e telefonon, emailen, esetleg chat-en?
  • Deviza számlát kezel-e?
  • Más rendszerekkel össze lehet-e kötni?
  • Könyvelőprogramnak megfelelően tud-e adatot exportálni?
  • Számlákon szerepeljen-e a számlázó program neve?
  • Számlasablonokat tud kezelni?
  • Árajánlatot tud kezelni?
  • Partner adatait le tudja-e kérni központilag?

Mindenesetre egy megfelelő számlázó program nagy mértékben megkönnyíti a mindennapi tevékenységet. Azonban ezt még tovább tudja fokozni, ha e-számlát tudunk kiállítani, ezzel mentesítve cégünk adminisztrációját a postázás nehézségeitől.

E-számla, minek? E-mailben nem elég?

A digitális számlákkal eltérően a kézi számlák hitelességet a számlatömbben maradó példány biztosítja. Azon utólag változtatni, javítani nem lehet. A hagyományos gépi számlák mentést követően egyedi sorszámot kapnak. Ezeket kötelező minimum 2 példányban kinyomtatni, egyet kap a vevő, egy marad a kiállítónál, ami bekerül a könyvelésbe. Az elektronikus számlákat nem kell és nem is szabad kinyomtatni! Azokat elektronikus fájl formátumban kell megőrizni. A számla hitelességét pedig úgynevezett időbélyeg garantálja, amely a számla mentésekor automatikusan kerül a számlára és biztosítja, hogy azon utólag ne lehessen változtatni. Így biztosítható, technikai eszközök segítségével egyértelműen igazolható a számla kibocsátója, a számla kibocsátásának pontos időpontját és hogy a digitális számlát a rajta szereplő adóalany állította ki. 
(Forrás: https://www.billingo.hu/blog/olvas/elektronikus-szamla-vagy-hagyomanyos-mi-a-kulonbseg)

Tehát a számlázó programmal elkészült hagyományos számlát nem elég e-mailben elküldeni a partner részére, azt nyomtatott formában is meg kell kapnia!

Az e-számla időbélyegnek ára van. Ez programtól, programcsomagtól függően változik, általában 10-500 darabot tartalmaz egy csomag. Egy e-számla kiállítása 5-25 Ft + ÁFA költséget jelenthet. Természetesen vannak olyan csomagok, ahol korlátlanul, 0 Ft-ért lehet e-számlát kiállítani.

Az e-számla időbélyeg ára igazán elenyésző a pozitívumaihoz képest.

Az e-számla továbbá a környezet kímélése mellett ( nincs nyomtatás ), az esetleges hibákat is kiküszöbölheti. Nem marad el a nyomtatás, az ügyfélhez juttatása, illetve ezen feladatokra szánt idő is felszabadul.

Bejelenteni mindenképp!

További fontos információ, hogy a számlázó programot be kell jelenteni a NAV felé az első számla kiállítását követő 30 napon belül. Ezt az ÁNYK keretprogramon keresztül az alábbi nyomtatvánnyal lehet megtenni:

https://nav.gov.hu/nav/letoltesek/nyomtatvanykitolto_programok/nyomtatvanykitolto_programok_nav/adatbejelentok_adatmodositok/SZAMLAZO.html

A kiválasztott számlázó program oldalán minden bizonnyal kapunk segítséget, hogy a bejelentő űrlapon mit kell feltüntetni.

Összegezve:

Számlázóprogramot kiválasztani többféle szempont alapján lehet, első lépésként azonban elég elindulni, a pontos igényeket lehet később is definiálni.

A számlázó program legyen a mindenkori jogszabályoknak megfelelő, NAV bejelentést küldje el automatikusan, illetve mi is jelentsük le a használatát a megfelelő nyomtatvány segítségével.

Tartsuk szem előtt az e-számla lehetőségét már az első pillanattól kezdve, hisz további időt, pénzt tudunk segítségével spórolni.

A következő részben végig vesszük azokat a szempontokat, melyek alapján a számlázó program kiválasztása könnyebbséget fog jelenteni.

Papp Zoltán

IKT tanácsadó

Mobil: +36/20/443-3520

Email: papp.zoltan@ginop-mkik.hu

Ha a témával kapcsolatban segítségre van szüksége, vagy akár komplexebb rendszerekkel kapcsolatos kérdései lennének, keresse tanácsadóinkat:

https://vallalkozzdigitalisan.hu/ikt_tanacsadok.html

Minősített termékek között addig is csemegézhet oldalunkon, amíg várja személyes tanácsadójának érkezését:

https://vallalkozzdigitalisan.hu/termekek.html