Manapság széles a kínálat a számlázó programok piacán, és a megfelelő program kiválasztása még a tapasztalt vállalkozások számára is fejtörést okozhat. Ebben a cikkben a számlázó program fő kiválasztási szempontjait vesszük számba, azzal, hogy természetesen a lista nem teljes, de arra mindenképpen alkalmas, hogy irányt mutasson.

Online vagy offline számlázó legyen?

Forrás: https://unsplash.com/photos/UTw3j_aoIKM

A legfőbb kérdés itt is, mint bármely más felhő alapú alkalmazás esetén:

Milyen minőségű az internetkapcsolatunk?

Amennyiben sokszor megszakad, lassú, instabil, úgy érdemes lehet helyben telepített alkalmazást választani. 

Továbbá, ha több számlát kell kiállítanunk egy nap, ezáltal szükségesek az úgynevezett „gyors billentyűk”, úgy szintén alkalmasabb lehet a helyben telepített szoftver. Gyors billentyűk alatt azt értjük, amikor pl.: F10-zel „Rendben”, vagy „Tovább” funkciót hívjuk meg. esetleg F2-vel új „partnert”, „megrendelést”, „terméket” rögzíthetünk, attól függően, hogy a programban épp mely képernyőt látjuk. 

Azonban figyelni kell, nem minden szoftver esetében vannak a funkciók megadott billentyűkre beállítva.

Továbbá a biztonsági mentések készítésének feladata is ránk hárul, mely nem kis feladat. Példaként szolgáljon egy egyszerű számítás. Ha óránként 3 számlát állítunk ki, azonban nem készült mentés az utóbbi 3 napban, akkor: 3*8 = 24 számla digitális verziója tűnt el. Továbbá újra rögzíteni sem lehet, mivel nem lehet egyedi számla azonosítót megadni kézileg, így ( mint egy számla kiállításánál ) a sorban következő sorszámmal/számlaszámmal készülne el az újonnan rögzített számla. Ebben az esetben az általunk elkészített számla már meglévő változata ( papír alapú, digitális ) verzió megőrzésére még nagyobb hangsúlyt kell fektetni. Továbbá a számlázón belüli statisztikákba sem szerepel majd az „elveszett” 24 számla.

Lehetőleg minél sűrűbben, az irodán kívül legalább 2 helyre készüljön mentés minimum óránként.

Azt kell vizsgálni ebben az esetben is, hogy mi az az időkiesés, ami még nem fogja hátrányosan befolyásolni a működést.

Általában gyengébb, instabilabb internet kapcsolaton keresztül egyébként is be tudja a rendszer küldeni a számlákat a NAV felé. 

Továbbá nekünk kell figyelnünk az aktuális frissítések letöltésére is! Mindig a legfrissebb verziót kell letölteni és használni. Nemcsak a jogszabálykövetés miatt fontos a telepítés, de a NAV feladás is problémás lehet (meghiúsulhat). Amennyiben módosult a NAV kapcsolat elérése, mely csak a szoftver új verziójában érhető el / módosították, akkor a korábbi telepítések folyamatosan hibát fognak jelezni.

Felhős, vagy böngésző alapú rendszernél ilyen probléma nem adódhat. A fejlesztéseket, frissítéseket a háttérben a program, illetve a mögötte álló fejlesztő cég elvégzi. A felhasználók előtt pedig mindig a legújabb verzió jelenik meg. 

Ez utóbbi (böngésző alapú) verzió javasolt minden esetben, amennyiben a fentebbi helyzetek nem érintenek.

Hagyományos vagy e-számlát is szeretnénk kiállítani?

A legutóbbi cikkben meg is fogalmaztuk mi a különbség a hagyományos, illetve e-számla között (https://blog.vallalkozzdigitalisan.hu/2019/11/19/hogyan-valasszunk-szamlazo-programot-1-resz/)

Photo by Daria Nepriakhina on Unsplash

A választás ebben az esetben nem kérdés, amelyik számlázó képes e-számlát kiállítani, azzal hagyományos számla is kiállítható.

Döntésüknél érdemes azt is figyelembe venni, hogy üzleti partnereink e-számlát is be tudnak-e fogadni.

Ugyanakkor fel kell, hogy hívjuk a figyelmet arra, hogy érdemes minél hamarabb áttérni az e-számlára. Számos előnye van, mint pl. időben kiállításra kerül, nem kell nyomtatni, digitálisan tárolható és könnyen visszakereshető.

Modern Vállalkozásunk Programjába regisztrált vállalkozások között van olyan cég, aki teljesen áttért az e-számlára.

Partnerei részére küldött tájékoztató levelet, hogy 3 hónap múlva kizárólag e-számlát fog kiállítani. A hagyományos papír alapú számlát természetesen kérésre továbbra is kiállítják, de ennek költsége, a számlához kapcsolódó díjak a számlát kérőt terhelik majd, illetve külön tételként szerepelni is fog a számlán.

Azaz a nyomtatási költség + postai költsége + az ezzel járó megnövekedett munkaidő esetén a számla végösszege akár 3-4-500 Ft-al is több lehet!

Ingyenes vagy fizetős?

Létezik-e jó díjmentes megoldás egyáltalán?

Díjmentes számlázó programból rengeteg van, azonban a NAV Online Számlázója is elérhető bárki számára, aki regisztrál a rendszerbe.

Ebben az esetben eltekinthetünk a jogszabálykövetéstől, hiszen a NAV automatikusan frissíti a rendszereit a jogszabályi változásoknak megfelelően.  

A további programok esetében is, és a fenti alkalmazásnál is, a funkciók fogják meghatározni, hogy meddig ingyenes.

Nagyságrendileg egy menüért (~1000-1500 Ft) kaphatunk egy havi díjat már egy online számlázó program esetében, amellyel már e-számlát is kiállíthatunk.

A legtöbb szállító biztosít egy termékösszehasonlító táblázatot arról, hogy előfizetési csomagok milyen funkciókat tartalmaznak.

Azt a csomagot válasszuk, amely minden olyan funkcionalitással bír, melyre szükségünk van!

Ügyfélszolgálat elérhető-e telefonon, emailen, chat-en esetleg?

Számlázó program kiválasztása előtt érdemes a program weboldalán megadott elérhetőségeken keresni az ügyfélszolgálatot.

Már ezzel is tesztelhetjük az ügyfélszolgálat rugalmasság, válaszidejét és felkészültségét.

Forrás: pixabay.com

Érdemes több kérdést feltenni az első kapcsolatfelvételkor. A döntésünkhöz minél több információt szerezzünk be.

Például: Megrendelés menete miként zajlik? Amennyiben nem találtuk meg rögtön a NAV felé történő bejelentéshez szükséges útmutatót (ÁNYK), úgy azt hol lehet elérni? Miként történik a következő előfizetési ciklus számlázása, a számlakiegyenlítésének lehetőségei?

Más rendszerekkel össze lehet kötni?

Mivel egyszerű számlázó rendszerrel van szó, így nem várható el, hogy további funkcionalitással bírjon. Ettől függetlenül minden bizonnyal használunk, vagy használni fogunk további rendszereket. A különböző rendszerekkel való összekötés egy különösen fontos paraméter.

Amennyiben például szeretnénk webáruházat indítani a következő időszakban, úgy már érdemes hozzá illeszkedő számlázó programot választani.

Forrás: pixabay.com

Szükségünk lehet import/export funkciókra, vizsgáljuk meg ennek lehetőségeit az adott szoftverben.

Vannak olyan szoftveres megoldások, amelyek ezért a funkcióért plusz díjat számolnak fel. Mérjük fel a funkciók szükségességét és a későbbi váratlan költségek elkerülése érdekében.

Könyvelőprogramnak megfelelően tud adatot exportálni?

Az előző cikkben volt szó erről az előnyről is (https://blog.vallalkozzdigitalisan.hu/2019/11/19/hogyan-valasszunk-szamlazo-programot-1-resz/) , hogy a számlákat nem kell könyvelőhöz hordani megadott időközönként, elég csak egy bizonyos fájlt elküldeni részére.

A program honlapján általában fel vannak tüntetve, mely könyvelőprogramokkal kompatibilis exportra képes.

Amennyiben nem találjuk, esetleg nem tüntették fel, meg is van az első kérdés az ügyfélszolgálat felé.

Ettől függetlenül elmondható, hogy a jó számlázó programok a legnépszerűbb könyvelő programokkal már képesek együtt dolgozni. Az adott könyvelő program „elvárásainak” megfelelő adat továbbításra felkészítik, ezzel ellátják, hogy a két program közötti adat átadás, valóban csak pár kattintás legyen.

Számlákon szerepeljen a számlázó program neve?

A számla fej-, láblécében általában szerepel a program neve.

Bizonyos esetekben azonban van lehetőség, úgynevezett „white label” csomagra váltani.

Számlasablonokat tud kezelni?

Több termék, többféle megjegyzés.

Internetes értékesítés, helyi értékesítés, más és más megjegyzés, esetleg formátum.

Amennyiben szeretnénk elkülöníteni a termék értékesítést a szolgáltatástól, úgy hogy ez teljesen más számlaképpel, mezőkkel, megjegyzésekkel szerepeljen, akkor hasznos lehet sablonokat létrehozni.

Továbbá, szintén jó lehet, ha több partner viszonteladói vagyunk, az értékesítés kapcsán pedig a partnerek termékei nem „keresztezik” egymást. Az adott vásárlónak kiállíthatunk kifejezetten bizonyos termékkörökre elkészített számlát is.

Forrás: pixabay.com

Akkor is jó lehet, ha bizonyos partner(eke)t szeretnénk kiemelni, teljesen egyedi arculatú számlát kiállítani számára.

Árajánlatot tud kezelni?

Az árajánlatkezelés még inkább gyorsíthatja folyamatainkat.

Segítségével nem csak partnerünk részére küldhetünk pontos tételekből álló árajánlatot, de az árajánlat elfogadása után egy kattintással az árajánlathoz kapcsolódó számlát is elkészíthetjük.

Forrás: pixabay.com

Amennyiben valami módosításra kerülne, úgy az árajánlaton módosíthatjuk azt, véglegesítésre elküldhetjük, majd teljesítéskor már jöhet a végleges kattintássorozat.

Az ügyfél adatait le tudja kérni központilag?

Bizonyos programoknál, előfizetéseknél lehetőség van központilag lekérni az adatokat.

A termék honlapján erről tájékoztatást találunk, azaz feltüntetik, hogy mely hiteles forrásból tölti ki a program adószám alapján a partner adatait.

A lekérés segítségével a további adatok (cégjegyzékszám / nyilvántartási szám, székhely cím) már automatikusan kitöltésre kerülnek.

Továbbá vannak olyan szolgáltatások is, melyek a számla kiállítása előtt figyelmeztetnek arról, hogy az adott partner fizetőképes-e.

Összegezve:

Sokféleképpen lehet számlázó programot kiválasztani. A Modern Vállalkozások Programjához csatlakozó érdeklődőknek azonban teljesen személyre szabott javaslatot készítünk a tanácsadó kollégákkal!

Egy számlázó program még két hasonló profilú, azonos termékskálával rendelkező vállalkozás számára sem lehet egyformán hasznos vagy megfelelő, mivel más-más funkcióra van szükségük, mások a folyamataik. Minden vállalkozásnak a számára megfelelő programot érdemes használnia! Ahogy az előző cikkben is (https://blog.vallalkozzdigitalisan.hu/2019/11/19/hogyan-valasszunk-szamlazo-programot-1-resz/) kiemeltem a legfontosabb, hogy a program a hatályos jogszabályoknak megfelelő legyen, illetve a NAV adatszolgáltatást automatikusan elvégezze!

Innentől kezdve azonban a kényelem fokozása az, amely eldönti végül, hogy milyen programot fogunk használni a mindennapokban. 

A következő cikkünkben megvizsgáljuk azokat a pontokat, ahol további költségek merülhetnek fel, továbbá, hogy merre érdemes tovább haladni a digitalizáció útján.

Papp Zoltán

IKT tanácsadó

Mobil: +36/20/443-3520
Email: papp.zoltan@ginop-mkik.hu

Ha a témával kapcsolatban segítségre van szüksége, vagy akár komplexebb rendszerekkel kapcsolatos kérdései lennének, keresse tanácsadóinkat. 

https://vallalkozzdigitalisan.hu/ikt_tanacsadok.html

Minősített termékek között addig is csemegézhet oldalunkon, amíg várja személyes tanácsadójának érkezését:

https://vallalkozzdigitalisan.hu/termekek.html