Információra lenne szüksége a vállalkozásának folyamatairól? Órákat görnyedt a gép és az íróasztal fölött, hogy papírokból és excel táblákból kinyerje a döntésekhez szükséges információkat?

Ilyen és hasonló élmények, hatások vezetnek ahhoz, hogy egy vállalatirányítási rendszer (ERP) bevezetésén kezdjen el gondolkodni egy döntéshozó. Általában az interneten fellelhető információkat hívja segítségül, de hamar felmerül az igénye egy személyes tájékozódásnak is egy megoldásszállító cég munkatársával. Ahhoz, hogy egy ilyen egyeztetés hatékony legyen, erre ugyanúgy érdemes felkészülni, mint egy üzleti tárgyalásra.

Bármilyen üzleti rendszer kiválasztásának első lépése, hogy tisztában legyünk saját cégünk alapvető igényeivel és azzal, hogy ezekből mit szeretnénk mindenképpen viszont látni egy új rendszerben. Egy jól meghatározott igényspecifikációval nagyot léphet előre, még mielőtt bármilyen rendszert megnézett volna.

Az ERP rendszerek bevezetése szinte elkerülhetetlenül együtt jár az üzleti folyamatok kisebb vagy nagyobb méretű átgondolásával, optimalizálásával, rögzítésével. Az új rendszer ezeket a folyamatokat fogja automatizálni, működtetni, így nem mindegy, hogy ezek áttekintésére mennyi energiát szánunk.

Az új rendszer kiválasztása során az alábbi főbb üzleti modellek lehetségesek:

  • A vevő ragaszkodik a saját üzleti modelljéhez és az ERP szoftver gyártói elkészítik számára a modellhez illeszkedő szoftvert. Ez az eset ritkán fordul elő, mert ez gyakorlatilag egy teljes egyedi rendszerfejlesztés annak minden költségével és kockázatával.
  • A vevő kiválasztja a saját rendszeréhez legközelebb álló standard modellt, és a saját folyamatait alakítja át úgy, hogy a standard rendszert alkalmazni lehessen. Ennek a megoldásnak előnye, hogy a szoftver elkészítéséhez nem kell egyedi fejlesztést végezni, ezáltal olcsóbb lesz, gyorsabban elkészül, és kevesebb hiba lesz benne, vagyis a kész szoftverek minden előnyével rendelkezni fog.

Az esetek többségében az optimális megoldás a két véglet között van. A megrendelő kiválasztja a saját igényeihez legközelebb álló prototípust és a különbségeket úgy hidalják át, hogy a szervezeti oldalon is történnek változások, és az ERP gyártók is végeznek módosításokat, készítenek kiegészítő programrészeket a megrendelő számára. Ebben az esetben is élvezhetők a gyártó által összegyűjtött „best practices” legjobb gyakorlatok, amikből sok ötletet lehet meríteni, átvinni a saját rendszerbe is.

Photo by Helloquence on Unsplash

Az ERP rendszerek bevezetése iránti igényt, számos különböző ok indokolhatja:

  • Újonnan induló vállalkozás: melynek vezetői úgy ítélik meg, hogy szükségük van valamilyen számítógépes rendszerre a cég működéséhez.
  • A meglévő rendszer már nem képes a feladatok ellátására.
  • Integrálás szükségessége: az egymástól elszigetelt régebbi rendszerek integrálásának igénye.
  • Költségek csökkentése: a jobb tervezés, alacsonyabb készletek és rövidebb átfutási idők lehetnek a költségcsökkentés forrásai.
  • Az információs technológia fejlődése: az új technológia korai bevezetése versenyelőnyt szerezhet a vállalat számára, de lehet akár kényszer is, ha a versenytársak már alkalmazzák az új technikát.
  • A döntéshozatal javítása: a döntéshozás különböző szintjeinek hatékonyságát kívánják növelni jó minőségű információellátással.
  • Jogi és adminisztratív szabályozás változása: adózási szabályok változása, új könyvelési előírások stb. melyek gyakran előfordulnak, különösen Magyarországon.
  • Átláthatóbb üzletmenet, generációváltás: Az üzleti tevékenységgel kapcsolatos pontos információk beintegrálása az ERP megoldásba elősegítheti, hogy külső személyek, fiatal családtagok könnyebben megértsék a cég működését és a már megismert digitalizációs eszközhasználati gyakorlatuk lévén könnyen juthassanak a döntésekhez szükséges adatokhoz.

A kiválasztandó ERP rendszer esetében mire figyeljünk:

  • Legyen alkalmas a cég tevékenységeinek lefedésére (vagy a megoldandó feladatra).
  • Tekintsük át pontosan mik a problémás területek, milyen megoldásokat alkalmaztak sikeresen mások.
  • Ne hagyjuk magunkat megtéveszteni tetszetős prezentációkkal, próbáljunk meg meggyőződni a funkcionalitásról.
  • Tevékenységünkhöz alapvető funkciók esetén készüljünk arra, hogy ne tévesszenek meg a „megtudjuk csinálni”, „egyedi fejlesztéssel megoldható”, „már dolgoznak rajta a fejlesztők”, „nemsokára ilyenünk is lesz” frázisok. A piacon általában megtalálható a már kész, tesztelt, mások által sikeresen alkalmazott megoldás.
  • A rendszer kiválasztásakor ügyeljünk arra, hogy a hazai tevékenység célpontja elsősorban az export, így ha tetszik, ha nem, nem hivatkozhatunk a hazai körülményekre, szokásokra. A még megfelelőbb megoldás az lehet, amelyik már bizonyított a határainkon kívül is.

Az ERP rendszer (ha a megfelelőt választjuk ki, megfelelően alkalmazzuk) pont úgy viselkedik, mint egy gyártóeszköz. Mi a gyártóeszközzel szemben támasztott elvárás? Teljesítse azokat az elvárásokat, melyek a termék(ek) előállításához szükségesek, legyen megbízható, a megterülés legyen a lehető legrövidebb és nem utolsó sorban legyen meg a szerviz-háttér/támogatás.

Rendszerintegráció

Az ERP-rendszerek a vállalati IT-infrastruktúra kulcsfontosságú alkotóelemei, ezért nagyon fontos megvizsgálnunk, hogy az új ERP-rendszer bevezetése milyen hatással lesz a már használt alkalmazások működésére, illetve mennyire egészíti ki azok funkcionalitását. Nem kívánt költségeket és problémákat okozhat, ha olyan ERP-t választunk, amelyet nem lehet integrálni a vállalatunknál sikeresen használt egyéb rendszerekkel, és a bevezetéstől remélt előnyöket jelentősen csökkenthetik a más területeken fellépő problémák.

Általánosságban elmondható, hogy a széles körben használt ERP rendszereknél kevésbé kell integrálási problémáktól tartanunk, hiszen valaki előttünk már minden bizonnyal szembesült a problémával, a termék szállítója pedig valószínűleg már talált rá megoldást.

Platformok

Az ERP piac más üzleti rendszerekhez képest lassabban alkalmazkodott a felhő megoldások elterjedéséhez, mára azonban ezek a rendszerek a gyakorlatban is könnyen alkalmazható alternatívát kínálnak a helyi telepítésű megoldásokra. A felhő alkalmazások alacsonyabb teljes bekerülési költséget kínálnak, ráadásul sokkal gyorsabb bevezetési idővel. Ha meggondoljuk magunkat, sokkal kisebb veszteséggel tudunk másik rendszerre áttérni.

Személyi kérdések

Egy vállalatirányítási rendszer kiválasztása nem az informatikusok feladata. Az ERP rendszer több területet (tervezés, pénzügy, beszerzés, leltárkezelés, HR) is érint. Rendkívül fontos már a tervezés időszakában bevonni ezeket a szakembereket, hiszen értékes szempontokkal járulhatnak hozzá a végső döntéshez. Nagyon fontos azt is áttekinteni, hogy a jelenlegi szervezeti felépítés alkalmas-e az új ERP rendszer használatára, milyen személyi, szervezeti változásokra, új munkatársakra lehet szükség a jövőben.

Partnerek és referenciák

A megfelelő ERP rendszer kiválasztásánál igen lényeges tényező a bevezetését végző partner kiválasztása. Mielőtt leülünk tárgyalni egy szállítóval, vizsgáljuk meg vele kapcsolatban minél alaposabban ezeket a szempontokat is:

  • A partner referenciáinak ellenőrzése.
  • A partner kapacitásának felmérése.
  • A partner rugalmasságának és „válaszidejének” felmérése.
  • Rákérdezés az online demóra, illetve arra, hogy tudják-e demonstrálni az ERP majdani működését.
  • Érdeklődjünk a fejlesztési, bevezetési, migrációs és oktatási-támogatási (support) tervekkel kapcsolatban, illetve informálódjunk a lehetséges kiegészítő szolgáltatásokról!

Anyagi tervezés

A pénzügyi kérdések megválaszolása szintén a tervezési fázis része, tisztázandó kérdéseink lehetnek a következők:

  • Mekkora anyagi beruházást igényel az új rendszer?
  • Lehet-e szolgáltatásként, havi díjas formában igénybe venni?
  • Mi a licenc politika, milyen egyéb szoftverek, hardverek beszerzése szükséges?

A bevezetés nagyságrendjének és költségeinek felméréséhez érdemes megfontolni egy független ERP tanácsadó igénybevételét, aki segítségre lehet az igények felmérésében és az azoknak leginkább megfelelő megoldás kiválasztásában. Kritikus fontosságú ugyanakkor, hogy a tanácsadó objektív maradjon, egyformán ismerje a listáján szereplő összes megoldást és rendelkezzen ERP tapasztalatokkal a cég iparágában is!

Összegzés

Egy átfogó megtérülés számítás (ROI) segítségével mindig könnyebb egy ERP rendszer beszerzését megindokolni. Egy jól összeállított tanulmány a meghatározott igényekre alapozva, kulcs teljesítménymutatókkal, kézzel fogható adatokkal támasztja alá a rendszer bevezetéséből származó előnyöket. Új rendszert bevezetni akkor érdemes, ha olyan automatizmusok valósíthatók meg általa, ami jobb munkaerő kihasználást eredményez, a cég hatékonyságát növeli, üzletei folyamatainak gyorsulását hozza. Ezzel versenyelőnybe kerülve vagy megfelelve a folyamatosan változó piaci igényeknek és a versenytársak által jelentett kihívásoknak.