A hamarosan életbe lépő, számlázáshoz kapcsolódó jogszabályi változások előre vetítik, hogy az online számlázástól ódzkodó cégek is elindulnak a digitalizáció útján . Mint ahogy közismert, a NAV által megkövetelt online számlajelentés kiterjesztése két lépésben, 2020. július 1-jétől, illetve 2021. január 1-jétől lép életbe.
A legtöbb cég hamarosan leteszi a voksot egy szállító mellett, elkötelezve magát évekre, akár évtizedekre egy szoftver mellett. Éppen ezért érdemes a döntés előtt átnézni, hogy hosszú távon milyen esetleges kiadásokat fog eredményezni egy szoftver bevezetése.
Előző cikkeinkben (1. , illetve 2. rész ) a számlázó programok kiválasztásának ismérveit vettük sorra, ezen összefoglalóban a számlázó programhoz kapcsolódó, vagy külön díjazás ellenében biztosított szolgáltatásokról lesz szó.
Első lépésként érdemes áttekinteni a program bemutató oldalát, ahol megnézhetjük az árazásra vonatkozó kondíciós listát, azaz, hogy milyen további költségek merülhetnek fel a használat során.
PDF-et e-mailben, hisz ingyen van, nemde? Avagy az időbélyeg ára…
Az előző cikkekben is említésre került, hogy a számla elektronikus változatát nem elég a vásárló részére e-mailben megküldeni.
Ez alól kivételt képez az e-számla, mely kifejezetten csak elektronikusan érvényes, hisz csak ekkor olvasható ki az időbélyeg a fájlból. Az időbélyegnek, mely hitelesíti a számlát, azonban ára van.
Az időbélyegek árát akár az előfizetés is tartalmazhatja, vagy bizonyos mennyiségig tartalmazza ( pl.: 100 számláig / hónap ), vagy azonnal fizetős. Darab ára teljesen eltérő lehet az 5 Ft +ÁFA-tól, akár a 30 Ft + ÁFA-ig összegig is emelkedhet.
A nyomtatási költségünket ( korábbi cikkünk ) egy jó előfizetés segítségével még tovább tudjuk csökkenteni.
Postai szolgáltatás
Igénybe lehet venni postai szolgáltatásokat is további díjazás fejében. Ennek köszönhetően a kiállított számlát az ügyfél részére eljuttatja a szolgáltató. ( A díjazás számlánként történik nagyságrendileg: 215-290 + áfa )
A szolgáltatást a számlázó szoftvert fejlesztő cég biztosíthatja. Segítségével nem nekünk kell kinyomtatni a számlát, postára vinni, megcímezni, feladni. Természetesen az előbb felsorolt tevékenységek mind időbe, energiába kerülnek, teljesen feleslegesen.
Belegondolva, magánemberként mit is várunk el egy internetes rendeléstől?
- Akár mobilon, akár számítógépen, tudjak válogatni.
- Online tudjam leadni a rendelést.
- Lehetőségem legyen online fizetni.
- A megrendelt árut pedig az irodában/otthon/csomagmegőrzőben át tudjam venni.
Nincs felesleges időeltöltés.
Akkor a számlázási folyamatunk esetében miért működne ez másképp?
Tömeges számlagenerálás
Automatizálható a számlázás külön díjazás ellenében akkor is, ha esetleg külön adabázisban állna elő az adat, majd egyszerre kellene a hónap végén leszámlázni.
Akár havi előfizetéses szolgáltatást alkalmazunk, vagy ismétlődő számlákat készítünk, ugyanúgy segítség lehet a tömeges számlagenerálás. Aranyszabályként elmondható, hogy minél nagyobb a számladarabszám, annál kisebb az egy számlára jutó költség összege.
API kapcsolat díja
Amikor különböző szoftvereket szeretnénk átjárhatóvá tenni, akkor kell egy közös nevező. Ez a közös nevező a már oly sokszor emlegetett API. (API: Az alkalmazásprogramozási felület vagy alkalmazásprogramozási interfész (angolul application programming interface, röviden API). Segítségével az egyes szoftverekhez külső szolgáltatások, más szoftverek kapcsolódhatnak. Adatokat kérhetnek le, vagy adatokat hozhatnak létre, mindezt valós időben, az adott szoftver adatbázisában.
Például egy webáruházban leadott rendelés esetén a rendelés véglegesítése indítja el a folyamatot. A rendelés végén, a számlázáshoz kapcsolódó adatokat elküldi a rendszer a számlázó program részére. Ott elkészül az e-számla, melyet a számlázó e-mailben kiküldi a megrendelői e-mail címére. Mindeközben a fizetési szolgáltató oldalára is átirányításra kerül az ügyfél, ahol a rendszer a végösszeget is továbbította már, melyet a fizetési szolgáltató le fog emelni a megrendelő által megadott bankszámláról. Sikeres kártyaellenőrzés, összegleemelés után pedig visszairányít minket a webáruház oldalára.
API kapcsolat segítségével használhatunk egy felületen több rendszert is, melyek egy központi adatbázisba dolgoznak, ám a rendszerek a saját feladatukat végzik el a lehető legjobban.
Döntésünknél figyelembe kell venni, hogy az adott szolgáltató milyen konstrukcióban kínálja az API kapcsolat lehetőségét.
Itt is, ahogy az e-számla időbélyeg kapcsán, egy bizonyos mennyiséget adhat az előfizetési csomag mellé, vagy akár teljesen díjmentesen is, esetleg már alapból fizetősen ( 1-9 Ft + Áfa ). Érdemes a szolgáltatónál arra is rákérdezni, hogy csak a számlakiállítást számolják-e fel, mint API kapcsolatot, vagy a sztornózást is.
Tovább is van?
A számlázásnál nem áll meg az eladás folyamata, de az informatikai fejlesztés sem! Mindenképp vezessünk be számlázót, azonban érdemes olyat, melyet más rendszerekkel is rugalmasan össze lehet kötni.
Mindemellett ne csak számlázó programban gondolkozzuk, legyen CRM, ügyfélkapcsolat-kezelésre alkalmas rendszer is!
Egy vállalkozás egyik, ha nem a legfontosabb mozgatóeleme az ügyfél. Minél több információt tudunk róla, minél kevésbé vagyunk a szürkeállomány feledékenységére hagyatkozva, annál sikeresebben tudunk tárgyalni ügyfeleinkkel.
Elég csak arra gondolni, hogy nem alkalmas időpontban telefonáltunk, hívjuk vissza később, pár órával, vagy akár pár nappal.
Lehet a meghiúsult üzlet oka, hogy nem hívtuk vissza. A régi, lojális ügyfeleknek pedig nem tudunk egyedi kedvezményt biztosítani időközönként, ha nem is tudjuk kik a régi, lojális ügyfeleink.
Ne áljunk meg a számlázó programoknál, szereljük fel vállalkozásunk informatikai tárházát a lehető legtöbb és legjobb eszközökkel! A marketingtől az utógondozásig mindenre van már megoldás. Lépésről-lépésre haladva bővítsünk!
Papp Zoltán
IKT tanácsadó
20/4433-520
papp.zoltan@ginop-mkik.hu
Ha a témával kapcsolatban segítségre van szüksége, vagy akár komplexebb rendszerekkel kapcsolatos kérdései lennének, keresse tanácsadóinkat.
https://vallalkozzdigitalisan.hu/ikt_tanacsadok.html
Minősített termékek között addig is csemegézhet oldalunkon, amíg várja személyes tanácsadójának érkezését:
