A koronavírussal kapcsolatos helyzet eredményeként percről-percre több intézmény, szervezet, cég adja ki azt a vezetői utasítást, melynek lényege: dolgozz otthonról, csökkentsd ezzel a vírus terjedésének kockázatát.
A Modern Vállalkozások Programjának célkitűzése, hogy olyan megoldásokkal ismertesse meg a cégeket, amelyekkel a működésüket fent tudják tartani. Az elmúlt hetekben kialakult helyzet eredményeként igyekszünk visszatérő témakörökkel és olyan informatikai megoldásokkal segíteni a cégeket, amelyek a mostani helyzetben nyújtanak megfelelő megoldást számukra.
Internetsebesség
Elsőként fontos kihangsúlyoznunk, hogy az otthoni munkavégzés egyik gátja a nem megfelelő internetsebesség lehet. Ezért első lépésként érdemes ellenőrizni, hogy a jelenleg használt internetsebesség megfelelő-e a munkavégzéshez. Előfordulhat ugyanis, hogy az otthoni munkavégzés érdekében nagyobb sebességet kínáló csomagra kell váltanunk. Viszont jó, ha tudjuk, hogy ennek költségét a munkáltató átvállalhatja.
Eszközök melyek segítségével ellenőrizhetjük az internetkapcsolatunk sebességét:
https://www.upc.hu/ugyfelszolgalat/tovabbi-tudnivalok/sebessegmero/
Hatékony kommunikáció kiépítése
Amennyiben az internetelérés megfelelő, úgy a hatékony kommunikáció kiépítése/megoldása a következő, és elsődleges feladat. Merre induljon el? Többféle megoldás létezik.
Talán ez az alkalmazás lehet mind közül az eddig legelterjedtebb. Csatornákat hozhatunk létre, kommunikálhatunk mind szöveges, mind audio-, videó formában. Mindemellett fájlokat adhatunk a beszélgetéshez.
A beszélgetés esetében vissza lehet hivatkozni/válaszolni egy korábbi üzenetre, illetve egy fantasztikus kereső is társul hozzá.
Korábban az alap előfizetéshez volt egy 14 napos próbaidőszak, azonban a kialakult járványhelyzet miatt március 13-tól rögtön a díjmentes változat alkalmazását teszi lehetővé a szolgáltató. Ugyanakkor a cégek számára nem ajánljuk a díjmentes változatot. Ennek oka, hogy továbbra is meghatározott korlátozásokkal lehet igénybe venni, mint például 10 ezer üzenetig kereshetünk vissza (minden csatorna üzenet számát összesíti ), illetve a videóhívások is csak 1 az 1-ben működnek, továbbá mindösszesen 10 alkalmazás-integrációt enged.
Amennyiben van már Microsoft Office Vállalati alap, vagy Vállalati Prémium verzió előfizetésünk, úgy adja magát a lehetőség, hogy a Teams alkalmazást, mint a csomag részét képező szolgáltatást kezdjük el használni. A Teams az O365 ökoszisztémát kihasználva jelenik meg a telepítést követően.
Az alkalmazáson belül megtekinthetjük a OneDrive fájlokat, naptárbejegyzéseket, jegyzeteket stb. A kommunikációt pedig nemcsak a szervezethez tartozó munkatársaknak szóló szöveges üzenetküldéssel, hanem hang-, illetve videóhívás lehetőségével is biztosítja. Mindemellett lehetőség van arra, hogy a képernyőt is megosszuk, ezzel szükség szerint betekintést tudunk biztosítani.
A Teams igazi ereje abban rejlik, hogy a közvetlen kommunikáció mellett lehetőségünk van csoportok létrehozására, melyek akár részlegek, irodák szegmentálására is alkalmas. Természetesen az egész vállalkozásra létrehozhatunk egy központi csoportot és a részlegek számára pedig külön csatornákat biztosíthatunk.
A csatornák azok a színterek, ahol a valós munka zajlik. Egy-egy részlegnek – tevékenységtől függően – érdemes lehet több csatornát biztosítani ( vagy akár visszalépni egyet és külön csoportba helyezni őket, ahol átláthatóan tudják kezelni a saját csatornáikat ).
Létre lehet hozni például egy marketing csatornát, ahol a marketing tevékenységet végző kollégák kommunikálhatnak együtt. Egymás közt azonnal fájlokat oszthatnak meg, külső alkalmazásokból érkező értesítéseket adhatnak hozzá, illetve szöveg/hang/videó kommunikációt bonyolíthatnak le.
Microsoft – A csoportok és csatornák ismertetése
Amennyiben nincs megfelelő Office 365 előfizetés, úgy más alternatíva is rendelkezésre állhat, de talán a legegyszerűbb megoldás lehet a Teams ingyenes regisztrációja. Gyakorlatilag az előzőleg említett Office365 ökoszisztéma előnyei nélkül használhatjuk a kommunikációra.
Regisztrációt követően létrehozzuk a szervezetet, a csatornákat, majd használatba vesszük akár a webes, akár az asztali alkalmazását.
Amennyiben szeretnénk a kommunikációs megoldást használni, de a belső szabályzatunk megköveteli, hogy az adatok kizárólag saját szerveren legyenek elérhetőek, akkor is van megoldás!
A Riot nagyon egyszerű megoldás, pont annyit tud amennyit kell, olyan biztonsággal, ahogy mi tároljuk az adatokat. A kommunikáció, a külön csatornák, illetve a fájlmegosztás természetesen biztosított. Továbbá biztosított az asztali, illetve mobil alkalmazások letöltésének lehetősége is.
Integrációk esetében azonban korlátozottak a lehetőségek. A nyilvánosan üzemeltetett változat esetében például nincs lehetőség saját alkalmazásból érkező értesítésekre történő feliratkozásra. Tehát hiába készülne egyedi alkalmazás a részünkre, nem tud értesítést küldeni az általunk üzemeltetett Riot-ba.
Azonban azt szem előtt kell tartani, hogy nyílt forráskódú, tehát szabadon továbbfejleszthető!
Cool enough for Uber. Secure enough for the US Army. ( „Elég király az Ubernek. Elég biztonságos az Amerikai Hadseregnek.”)
Elég bátor kijelentés, azonban mégis ezzel a reklámmal kapta keltette fel az érdeklődést ez a nyílt forráskódú alkalmazás.
A fentebbi alkalmazásokhoz hasonlóan rendelkezik chatelés, külön szobák, integráció számos alkalmazással akár sajáttal is, továbbá a saját szerverünkön lehet futtatni. Ezáltal teljes kontroll lehet felette.
Nemcsak a kommunikációt támogatja, hanem az integrálásnak köszönhetően el lehet felejteni az általunk használt rendszerekből érkező e-mail értesítéseket is. Ezáltal gyakorlatilag bármivel összeköthető továbbfejlesztést eszközölve.
Fontos leszögezni, hogy a belsős, e-mailek sokaságán keresztül zajló kommunikációk kiváltására teljesen jók a fent említett alkalmazások.
Azonban az ajánlott alkalmazásokat nemcsak arra lehet használni, hogy azonnal tudjunk információt közölni a munkavállalókkal, kollégákkal, hanem – rendszerenként eltérő korlátozással – más alkalmazásokkal is össze lehet kötni.
Bizonyos esetekben már megoldott az integráció (pl.: Trello-val ), természetesen ott elég csak követni az utasításokat. Azonban érdemes végiggondolni, hogy a már eddig használt feladat/projektkezelőnkben történő változásokról itt is értesülhetne mindenki, mégpedig azonnal.
A következő blogbejegyzésünkben a feladatok/projektek kezelésére alkalmas szoftverekről lesz szó.
A Modern Vállalkozások Programja a koronavírus terjedésének megakadályozása érdekében rendkívül fontosnak tartja, hogy minimalizálja, csökkentse a közösségben való megfertőzés veszélyét. Ezért Programunk az Ügyfelek, Partnerek, Munkatársaink és egyéb érintettek egészségének megóvása érdekében azt a döntést hozta, hogy a személyes ügyfélkapcsolatok helyett kizárólag elektronikus úton keresztül teszi lehetővé a szolgáltatásainkkal kapcsolatos ügyek intézését.
? Központi email: vallalkozzdigitalisan@ginop-mkik.hu
☎️ Tanácsadói elérhetőségek: https://vallalkozzdigitalisan.hu/ikt_tanacsadok.html
? Online ügyfélszolgálat: https://vallalkozzdigitalisan.hu/index.html oldalunkon elérhető chat ablakon keresztül.
Tanácsadóink megkeresésükre vissza tudják Önöket hívni, de lehetőséget tudunk biztosítani telekonferencia keretében történő megbeszélésre is. Korszerű eszközeink segítségével bármilyen képrögzítésre alkalmas infokommunikációs eszközt képesek vagyunk videokonferenciába szervezni.
Fentebb említett elérhetőségeinken keresztül digitális segélyvonalunk él! A változásokról folyamatosan tájékoztatást adunk honlapunkon és közösségi oldalunkon.
Kövessenek minket továbbra is!
