Az előző bejegyzésünkben ( https://blog.vallalkozzdigitalisan.hu/2020/03/18/tervezzuk-meg-cegunk-otthoni-mukodeset-1-resz-kommunikacio-biztositasa/ ) a kommunikációs csatorna kiépítéséről írtunk. A folytatásban a feladatok kezelésére fókuszálunk.
Az otthoni munka során kivételesen fontos, hogy a kiadott feladatokat nyomon tudjuk követni, azaz legyen felelőse, másodsorban pedig látható legyen a státusza/állapota.
Egy jó rendszerre elég csak ránézni, azonnal látható, hogy a kiadott feladatok jó úton haladnak-e, vagy valahol fennakadás van. Amennyiben pedig részleteiben is megtekintjük, látható lesz az elakadás forrása, de a teljes „története” is.
Az elmúlt években a Kanba tábla alapú rendszerek kerültek az előtérbe, terjedtek el széles körben. A másik hasonló, feladatkezelésre alkalmas rendszer az Asana.
De mi is az a Kanban (tábla)?
A kanban japán eredetű fogalom, melynek a jelentése kártya, jel, tábla, azaz vizuális megjelenítés.
Mire jó? A Kanban Tábla segítségével a gyakorlatban valósíthatjuk meg a Kanban módszert mind egyéni, mind pedig szervezeti szinten. A Kanban táblák segítségével vizuálisan láthatjuk, hogy különböző folyamataink aktuális állapotát. Azon belül pedig a feladatokat ún. kártyákkal jeleníti meg a rendszer. Így balról jobbra haladva rögtön látható az egyes teendők készültségi foka.
forrás: https://www.freepik.com/
A rendszer segítségével a feladatokat méretüktől függetlenül különböző státuszokba helyezhetjük, felelőst rendelhetünk hozzá, kategóriába sorolhatjuk, címkézhetjük, illetve bárminemű egyedi értékkel elláthatjuk.
Trello
A legelterjedtebb kanban típusú rendszer a Trello, mely mára a Kanban tábla alkalmazások piacán meghatározó szerepet tölt be. Ennek okai példálózó jelleggel:
- számtalan más rendszerrel integrálható, gyakorlatilag pár kattintással,
- natív alkalmazás Mac, Windows, iOS, Android-ra,
- valóban hasznos blog/hírlevél,
- további példák, hogy mire is lehet használni a trello-t ( Telegraph történet , Bármely cég számára használható „példák” )
Jelenleg free verzióban bárki használhatja a rendszert, természetesen a maga megkötéseivel együtt.
A csomag lista alapján első gondolatra elég lehet a díjmentes verzió is, azonban aktív használat után világossá válhat, hogy több funkcionalitásra / összeköttetésre lesz szükség.
Az integrálásról annyit, hogy az előző ( https://blog.vallalkozzdigitalisan.hu/2020/03/18/tervezzuk-meg-cegunk-otthoni-mukodeset-1-resz-kommunikacio-biztositasa/ ) cikkben bemutatott összes alkalmazással integrálható!
Tavaly, 2019. decemberében mutatták be a „Butler”-t, mely az automatizmusokat teszi lehetővé. Legyen szó gombról, kártyától, vagy valamilyen szabályról, könnyedén lehet definiálni az alkalmazáson belül. (Például: Szeretnénk egy gombot amely azonnal a „Kész” oszlop tetejére helyezi az adott kártyát.)
Kanboard
Természetesen létezik díjmentes, nyílt forráskódú rendszer is, a Kanboard. Itt nincs kötöttség pusztán a saját szerverünkre/webszerverünkre kell telepíteni, majd a kezdeti beállításokat elvégezni (webtárhelyek esetében Softaculous Apps Installer segítségével pár kattintással telepíteni is lehet).
A lehetőségek határa szinte végtelen, de a Trello-val szembeni hátránya, hogy mind az üzemeltetésről, mind pedig az integrációk beállításáról magunknak kell gondoskodnunk. Ugyanakkor érdemes fontolóra venni a használatát, mivel további fejlesztéseknek köszönhetően hosszútávon is költséghatékonyan használható, akár saját egyedi rendszereinkbe integrálva.
Planner
A Microsoft terméke, melyet az Office365 csomag tartalmaz, ezért különálló megoldásként nem tudjuk bevezetni. Előnyei, hogy azonnal létrejön hozzá gyakorlatilag minden, általunk igényelt funkció, pl. csoportlétrehozás, webhely, mail stb., de pont a részletes, apró információk hiányoznak. Mint például, hogy mikor lett áthelyezve, mely oszlopba az adott kártya, mindezt ki tette meg. Ebből kifolyólag pont a lényeg, az adott feladatot tartalmazó kártya nyomon követhetősége nem látható.
Kisebb szervezetek esetében, azonban nagyon jó megoldás lehet!
Viszont nem szabad elsiklani egy roppant fontos tényező mellett, mely szerint az Office 365 része! Tehát az Office 365-höz kapott Flow Free segítségével automatizmusokat társíthatunk. Ilyen lehet, például Microsoft Űrlapba érkezett válasz esetén hozzon létre egy Planner kártyát, raádásul a Teams-en érkezzen értesítés is a megadott csoport megadott csatornájára.
Tehát globálisan tekintve ( habár a Planner felülete nem annyira kidolgozott, mint társaié ), az Office 365 ökoszisztémának köszönhetően mégis egy jól használható eszköz a feladatok kezelésére!
Összegzés
Tekintve a jelenlegi helyzetet fontos tisztázni a munkavállalókkal, hogy mit is szeretnénk. Ha a napi 8 órát szeretnénk igazoltatni, úgy vezettessünk tevékenység nyilvántartó lapot velük.
Amennyiben az a cél, hogy a távolról is ( home office-ban ) megoldható feladatokat elvégezzék, úgy vezessünk be egy feladatkezelőt és élvezhetjük annak minden előnyét. Bízzunk kollégáinkban, hogy maximálisan ellátják feladataikat, ebben viszont támogatnunk kell őket!
Hatalmas támogatás lehet már az is, hogy tudja mi a teendője, tudja mikorra kell elvégeznie és tud visszajelezni, ha valamilyen problémába ütközött. Ezt a fajta támogatást pedig a megfelelő eszköz nélkül nagyon nehéz.
A Modern Vállalkozások Programjának szakértő munkatársai napközben chat szolgáltatás keretében nyújtanak díjmentesen segítséget a hazai kis- és középvállalkozásoknak a távmunka megoldásokkal kapcsolatos kérdésekkel kapcsolatban. Keresse tanácsadóinkat bizalommal!
