Ebben a cikkünkben az Office 365 használatával kapcsolatban szeretnénk hasznos és könnyen alkalmazható tippeket adni.
Miért is jobb az Office 365, mint az egy összegért megvásárolt Microsoft Office (pl. Office 2019) csomag? A válasz egyszerű: mert SOKKAL több mindent biztosít. Nem kell egyszerre egy nagy összeget kifizetni, ugyanakkor egy friss alkalmazáscsomagunk van. Továbbá egy komplett rendszert kapunk, ahol az alkalmazások integrációja biztosított. Erről a későbbiekben még szó lesz konkrét példákon keresztül bemutatva.
A fenti képen látható a jelenleg is érvényes Microsoft Office 2019 csomag tartalma.
Az alábbi képen pedig, hogy Office 365 Business Premium csomag milyen alkalmazásokat tartalmaz.
Mint látható, az Office 365 csomagban nemcsak a klasszikus alkalmazások találhatóak meg, hanem több, a munkánkat segítő, egyéb szolgáltatás is.
Azt azonban jó tudni, hogy már az „alapalkalmazások” is maximálisan támogatják a csoportmunkát És most jöjjenek az előnyök részletesebben!
1. Könnyű megoszthatóság
Ha az adott dokumentumot a OneDrive mappába mentjük – melyet csak ajánlani tudunk, mivel 1 TB tárhely jár az előfizetés mellé – , akkor automatikusan szinkronizálja is oda. Továbbá a jobb felső saroknál lévő Megosztás gomb segítségével automatikusan meg tudjuk osztani az adott dokumentumot, akár közvetlen hivatkozással (link) , akár e-mail-ben, akár a partnerlistánkban szereplő személyekkel. Ily módon, a megosztásnak köszönhetően azonnal biztosított a file közös szerkesztésének lehetősége.
Nincs több verziókövetésből adódó hibázás:
- xyz_v1.docx
- xyz_v1_végleges.docx
- xyz_v1_ végleges -végleg.docx
Ugyanez érvényes a többi program esetében is, mint pl. power point, excel stb.
2. Hordozhatóság
A távmunkát segíti, hogy az adott alkalmazásokat/fájlokat nemcsak asztali alkalmazáson keresztül érjük el, hanem böngészőben, illetve mobil alkalmazásokon keresztül is megtekinthetjük. Ezáltal „eszköztől függetlenül” dolgozhatunk ugyanazon a dokumentumon. Egyúttal át tudjuk tekinteni a kollégánk munkáját pl. egy tableten keresztül is.
A licencelés is segíti az előbb is említett hordozhatóságot! Egy licenc vásárlásával 5 mobilra, 5 tabletre, illetve 5 számítógépre (laptop, asztaligép, mac) telepíthető.
Mint látható a hordozhatóságot, távmunkát segíti a OneDrive felhőtárhely is, melyhez rögtön licencenként 1 TB tárhelyet kapunk.
3. Azonnali és gyors kommunikáció, áttekinthető feladatkiosztás
Blogunkon korábbi cikkekben már boncolgattuk a témát. Mind a Kommunikáció támogatása , mind a Feladatok, projektek kezelésére biztosít számunkra megfelelő eszközöket az Office 365.
4. További lehetőségek, alkalmazások használata
Azt gondolom a termékükről… űrlapok használata
Sokak által bizonyára ismert lehet a Google Űrlapok elnevezésű űrlapkészítő alkalmazás, aminek az Office 365 esetében a Forms a megfelelője. Segítségével pár kattintás segítségével űrlapokat hozhatunk létre, melynek eredményét külön gyűjti a rendszer. Legyen az vásárlói visszajelzés, vagy belső ebédrendelés, a Forms segítségével könnyedén és gyorsan megkaphatjuk a válaszokat, strukturált formában.
Hova is írtam fel, mit kell délután elintézni?
Az Office 365 ökoszisztéma része a To Do alkalmazás is, mely a korábbi Wunderlistnek felel meg (2020. május 6-val megszűnik ez utóbbi alkalmazás). A To Do teljesen letisztult, intelligens felület. Díjmentes Microsoft fiókkal is használható az annak megfelelő verzió. Előnyei, hogy különböző csoportokat hozhatunk létre, a csoportokhoz listákat rendelhetünk, azokon belül feladatok létrehozására van lehetőség alfeladatok hozzáadásával, megjegyzéssel, értesítéssel, határidővel, fájl csatolással, gyakorlatilag mindennel, ami egy jó feladatkezelőtől elvárható! Természetesen a különböző listákra közreműködőket is meghívhatunk!
Nem véletlenül használjuk az ökoszisztéma kifejezést, hisz az alkalmazások „kommunikálnak” egymással. Ezzel a lehetőséggel élnünk kell, mivel rengeteg plusz szolgáltatást biztosít az Office 365. Ezek használatával pedig időt nyerhetünk!
Ha valahol határidőt adunk meg, az több mint valószínű meg is jelenik a naptárunkban. Ha például a Planner-ben hozzárendelnek egy feladathoz, az automatikusan megjelenik a To Do-ban is. A Teams-en keresztül pedig szintén elérhetjük a OneDrive-on tárolt fájlokat. Továbbá a megbeszéléseket tudjuk annak megfelelően ütemezni, hogy ne legyen ütközés más, a naptárban szereplő tevékenységgel. Ilyen tevékenységünk lehet a Booking-on foglalt időpont is.
Időpontot kérnék!
Habár nem a jelenlegi körülmények között, DE a Bookings alkalmazás segítségével időpontfoglalást tehetünk lehetővé ügyfeleink részére. A szolgáltató szektorban ez kifejezetten előnyös lehet, nem kell egy további alkalmazást igénybe venni a nyilvános időpontfoglalás érdekében. Ráadásul ezen foglalási lehetőséget mind a honlapunkra, mind a Facebook-ra közzé tehetjük, beépíthetjük, tehát még kifejezetten nagy fejlesztés sem szükséges. Gyakorlatilag a kezdeti (szolgáltatások, ezek időtartamai, munkatársak, foglalható időpontok) beállítások elvégzése után már közzé is lehet tenni a foglaló felületet.
Automatizálás könnyedén
Az Office 365-höz tartozik a Power Automate díjmentes változata is.
Akár jóváhagyási folyamatról legyen szó, akár értesítés kéréséről valamilyen esemény kapcsán, a Power Automate segítségével automatizálhatjuk a belső folyamatokat. Ezzel rengeteg időt és energiát szabadíthatunk fel, csökkenthetjük a monoton munkát.
Választhatunk előre definiált folyamatok között, illetve teljesen egyedieket is létrehozhatunk. Például létezik olyan sablon, hogy: Forms-ba beérkezett kitöltés esetén egy kiválasztott SharePoint listába új elemet hoz létre, a Teams-re küld egy üzenetet, illetve e-mail is érkezik erről. A folyamatot pedig csak aktiválni és beállítani kell, pl. mely Form-ból, milyen csatornára, mely e-mail címre menjenek az értesítések.
A legjobb, hogy nemcsak a Microsoft alkalmazásait tudjuk automatizálni.
A bejövő e-maileket (GMAIL) konvertálhatjuk PDF formátumba, majd ezeket archiválhatjuk Dropbox fiókunkba.
Jól látható, hogy mely szolgáltatásokhoz kell kapcsolódnia a folyamatnak, amint ez megvan gyakorlatilag már el is lehet indítani, élvezni lehet az automatizmus minden előnyét.
Fentebb kettő sablont hoztam példának, de mint már említésre került, nemcsak sablonból lehet dolgozni, teljesen egyedi folyamatot is létre lehet hozni.
Amikor az Office 365 előfizetésről beszélünk, érdemes tehát a fentebbi plusz szolgáltatásokkal is terveznek, a munkánk során a használatukat beépíteni. Az előfizetés részét képezik a megszokott Word-Excel-Power Point alkalmazások mellett.
Összefoglalva:
Ha a Power Automate-el csak napi 10 percet tudunk spórolni egy kollégánál, az heti szinten majdnem egy óra.
Ha a feladatait jól látható módon nyomon tudja követni a kolléga, akkor határidőre kész lesz vele.
Ha nem azon csúszik el egy fontos irat, mert ketten gyakorlatilag párhuzamosan más-más dokumentumon dolgoztak feleslegesen órákat, már nemcsak időt nyertünk, hanem a stressztől is megóvtuk őket is és vállalkozásunkat is.
További részletek a témával kapcsolatban a Microsoft oldalán is olvashatók.
A Modern Vállalkozások Programjának szakértő munkatársai napközben chat szolgáltatás keretében nyújtanak díjmentesen segítséget a hazai kis- és középvállalkozásoknak a távmunka megoldásokkal kapcsolatos kérdésekkel kapcsolatban. Keresse tanácsadóinkat bizalommal!
