A jelenlegi helyzetben, a koronavírus járványra tekintettel számos vállalkozás, amely tevékenységi körénél fogva megteheti, a munkavállalók egészségének és a cég biztonságosabb működésének érdekében bevezette a teljes, vagy részleges otthoni munkavégzést.
Az otthoni iroda felállításakor általában az alábbi két dolog egyike szokott történni. Az egyik lehetőség az, hogy alábecsüli azt, hogy milyen eszközökre és technológiára lesz szüksége a mindennapi munkavégzés során, és így hamar beleütközik a korlátokba. A másik lehetőség pedig az, hogy túlbecsüli a szükséges eszközöket és igencsak nyomasztja a gondolat, hogy az utolsó gemkapocsig mindent előre be kell szereznie.
Ezzel az ellenőrző listával szeretnénk Önnek segíteni abban, hogy egy felesleges elemektől mentes, alapvető listát készíthessen otthoni irodájának felállításához.
- Laptop vagy asztali számítógép
Ez szinte mindenkire érvényes, hiszen nagyon kevés olyan ember van, aki képes lenne otthoni munkavégzésre számítógép nélkül. Ha még nincs otthoni eszköze, alaposan gondolja át az Ön egyedi igényeinek megfelelő számítógép kiválasztását.
Általános irodai feladatok ellátásához egy kisebb teljesítményű gép is megfelelő, vásárlás esetén ezzel költséget takarít meg. Ha azonban más feladatokat lát el, – pl. nagyméretű képekkel, videó fájlokkal dolgozik, vagy több tárhelyre van szüksége, – akkor érdemes nagyobb teljesítményűt választani, hiszen gyorsabban és hatékonyabban fog tudni ezen dolgozni.
A lakás mérete, adottságai is befolyásolhatják a döntést. Amennyiben több hely áll rendelkezésre, és folyamatos az otthoni munkavégzés, akkor megoldás lehet az irodában használt asztali gép hazaszállítása. Amikor erre nincs mód, illetve azt szeretné, hogy otthoni irodája egyben mobil iroda is legyen, akkor laptop a legjobb megoldás. A jelenlegi helyzetben a megnövekedett igények miatt valamivel kisebb a megvásárolható laptopok választéka, de így is találhatunk az igényeinknek megfelelőt.
2. Monitor
Asztali számítógép esetén nyilván van monitora is, de hasznos lehet (és jobb a nyakának is), ha a laptopját is tudja a monitorhoz csatlakoztatni. Bizonyos munkák elvégzéséhez eleve két monitor használata praktikus.
3. Internet-hozzáférés
A hatékony távmunkához, valamint az előtérbe került online kommunikációhoz (pl. videokonferenciák) elengedhetetlen a jó minőségű internet kapcsolat. Szerencsére Magyarország meglehetősen fejlett a vezetékes internet hálózatok kiépítettsége, és ezek elég jól bírják a koronavírus járvány hatása miatti fokozott terhelést. Amennyiben ez a lehetőség mégis hiányozna, úgy a szolgáltatók által kínált mobilinternet csomagokból is választhatunk a munka jellegéhez igazodó adatcsomagokat.
4. Szoftverek
A munkavállalók egy részének a feladataik ellátásához elegendőek az alapvető programok: internetes böngésző, email levelező rendszer, szövegszerkesztő és táblázatkezelő. Ezek mindegyikéből ingyenes változatok is rendelkezésre állnak. Más típusú feladatokhoz az ezeknek megfelelő további szoftverekre is szükség van, – vagy az otthoni gépre telepítve, vagy a céges szervereken futó programokhoz, adatbázisokhoz való internetes hozzáféréssel. Ebben az esetben érdemes profi rendszergazdákra bízni a feladatot. A vírusvédelem és a biztonságos távoli kapcsolatok megteremtése minden esetben kiemelt szempont, hogy cége adatai és üzletmenete minél nagyobb biztonságban legyen!
5. Telefon
A kapcsolattartás alapvető eszköze, a mai világban szinte mindenki rendelkezik mobiltelefonnal. Egyéb internet kapcsolat hiányában a telefon mobil hotspot funkciójának bekapcsolásával a laptop internetre való csatlakoztatása is megoldható.
6. Túlfeszültségvédő
A túlfeszültségvédő, amelyet sajnos gyakran figyelmen kívül hagynak, létfontosságú minden olyan otthoni irodában, amely számítógépes berendezéseket használ. Otthoni használatra alkalmas túlfeszültségvédővel felszerelt elosztókat már pár ezer forintért is lehet vásárolni, és ezzel alapvető védelmet biztosítunk a több százezer forint értékű laptopunknak, egyéb elektromos berendezéseinknek.
7. Nyomtató, vagy multifunkciós gép
Nyomtatóra nincs szüksége mindenkinek az otthoni munkavégzéshez. A nyomtatóknak is igen széles választéka áll rendelkezésre, célszerű a feladat jellegéhez igazítani a típus kiválasztását. Amennyiben fénymásolásra és szkennelésre is rendszeresen szükség van, akkor érdemes fontolni meg egy multifunkciós nyomtató beszerzését.
8. Külső adattároló biztonsági mentéshez
Miután otthoni irodája elkészült és működőképes, ideje gondolni az adatokról való biztonsági másolat készítésére. Felhő alapú biztonsági mentési szolgáltatások segítségével fájljait automatikusan menteni tudja, de érdemes megfontolni a házon belüli biztonsági másolat készítését is. A külső adattárolók és a saját szerverek viszonylag megfizethetőek, és számítógép meghibásodása esetén megmenthetik vállalkozását.
9. Asztal
Ideális esetben van elég hely egy hagyományos íróasztalnak, ahol ergonómiailag megfelelő munkaállomást tud létrehozni. Ellenkező esetben legyen kreatív és alakítson ki munkafelületet bármilyen asztalon, pulton vagy más sík felületen.
10. Szék
Szánjon időt a kényelmes szék kiválasztására, higgye el, megéri a befektetést. Az ergonómia és a kényelem nagyon fontos, ha ülőmunkát végez, ez a hatékony otthoni iroda egyik legfontosabb eleme!
11. Megfelelő megvilágítás
Amennyire fontos egy jó szék az ergonómiai home office-hoz, épp úgy fontos a megfelelő világítás is. Nyilván nem szeretne sem fejfájással, sem szem problémákkal küzdeni a nap végére.
12. Tároló, iratszekrény
Hol fogja tárolni a tollakat, post-it cetliket, papírokat, mappákat, a nyomtatófestéket, a névjegykártyákat és egyéb kellékeket? Fontolja meg egy asztal alá tolható fiókos szekrény, vagy polc vásárlását, hogy ezek a dolgok kéznél legyenek, illetve rendszerezve tudja tárolni őket.
Amennyiben munkakörénél fogva nagyobb mennyiségű nyomtatott dokumentumot kell tárolnia, úgy célszerű lehet egy iratszekrény használata. Az iratok rendezett tárolása sokat segít abban is, hogy később is gyorsan megtaláljuk őket.
Vállalkozása, illetve munkaköre jellegétől függően esetleg hasznos lehet még:
- Iratmegsemmisítő
Esetenként az iratmegsemmisítő fontos tartozék lehet, ha az üzleti vállalkozás érzékeny és bizalmas információit tartalmazó iratokat nagyobb mennyiségben kell megsemmisíteni. Minden más, nem érzékeny dokumentum esetében elegendő egy papírkosár, amelynek tartalma a szelektív papír hulladékba kerül.
2. Szünetmentes tápegység
Amennyiben ezt valamilyen fontos eszköz használata (pl. szerver otthoni üzemeltetése) ezt megkívánja, akkor egy szünetmentes tápegységre is szüksége lehet. Ez korlátozott ideig tartalék energiát biztosít áramkimaradás esetén úgy, hogy hasznos pufferidőt biztosít Önnek a munka mentéséhez és a berendezések biztonságos leállításához.
3. Tűzbiztos széf
Ha Ön cégvezető, vagy munkakörénél fogva nagyobb mennyiségű, kiemelten fontos céges iratot kell tárolnia, akkor érdemes fontolóra vennie egy tűzbiztos széf használatát.
Minden bizonnyal lesz még több dolog is, amire szüksége lehet otthoni irodájában, attól függően, hogy milyen munkát végez, és mennyi helye van. Ha ezt az ellenőrző listát használja az alapvető dolgok beszerzésére, akkor jó úton jár egy ésszerű és hatékony otthoni iroda létrehozásához.
Forrás: https://www.thebalancesmb.com/a-checklist-for-setting-up-your-home-office-2951767
