Időnként elfelejti, hogy bizonyos fájlokat hol tárol?
Nem találja a legutóbb szerkesztett dokumentumot?
Gondot jelent a home office mellett a munkatársakkal az együtt gondolkodás?
Nehezen rendszerezi a különböző céges tartalmakat?
Jó jönne némi automatizmus új dokumentum készítésénél?
Ha valamelyik kérdésre a válasz igen, akkor Sharepoint nyújthat megoldást a problémára!
A Microsoft mesterséges intelligenciával kapcsolatos piacvezető fejlesztései, a tartalom mentéséhez legalkalmasabb hellyé tette a OneDrive-ot és a SharePointot a Microsoft 365-ben. A fájlmegosztás és a tartalmak közös szerkesztésének elősegítése mindig az egyik legfőbb cél volt a Sharepointban. A modern dokumentumtárak továbbfejlesztett, a OneDrive-hoz hasonló felhasználói felületén intuitívabb módon lehetséges az új mappák létrehozása vagy a fájlok feltöltése a böngészőből.
A mesterséges intelligencia a meglévő tartalom újra felhasználásával egyszerűsíti az új dokumentumok létrehozását. A Koppintás funkció már a Word 2016-ban és az Outlook 2016-ban a használt környezetet megismerve intelligensen javasol a OneDrive-on és a SharePointban tárolt tartalmat. Ez lehetővé teszi a bekezdések, táblázatok, ábrák, diagramok és egyebek használatát egy másik fájlból, miközben egy új dokumentumon vagy e-mailen dolgozunk.
Funkciók, lehetőségek
A SharePoint-kezdőlap megnyitása után látni lehet a legfontosabb webhelyeket és portálokat, az Office Graph által ajánlott webhelyeket, illetve a vállalat által kiemelt vállalati webhelyeket – vagyis gyakorlatilag a szervezet teljes intranetét. Ez a lap a vállalati keresés központjaként is szolgál. Elkezdve a gépelést a bal felső sarokban, és a találatok intuitívan rendszerezve és vizuálisan megjelenítve láthatók. Az Office 365-ös SharePoint-kezdőlap az Office 365 appindítójában lévő SharePoint csempével érhető el.
Csoportwebhelyek + Office 365-csoportok – A csoportwebhelyek továbbfejlesztett kezdőlapja a leggyorsabb módot nyújtja a legrelevánsabb és legfontosabb tartalmak megtalálására és kiemelésére. A csapattagok kitűzhetik közvetlenül a kezdőlapra a tartalmakat és híreket. Az Office Graph információs szolgáltatásai révén a tagok megtekinthetik a legutóbbi személyeket és tartalomtevékenységeket. A csapatwebhelyek kezdőlapja továbbfejlesztett, hatékony munkára alkalmas belépési pontként szolgál, mely az új és a meglévő csapatwebhelyeken egyaránt elérhető.
Modern dokumentumtár-felület – A csoportwebhelyek második legfontosabb eleme a dokumentumtár, mely biztonságos helyet nyújt a csapatfájlok létrehozásához, megosztásához és rendszerezéséhez. Ez a frissítés arra a központi értékre épít, amelyre a felhasználók éveken át támaszkodtak, új felhasználói élményt és képességeket ad hozzá, és azzal a céllal készült, hogy a SharePoint-dokumentumtárak teljes funkcionalitásának megtartása mellett egységessé tegye a fájlok Office 365-ben való használatát.
A Rögzítés elől funkcióval növelhető a fontos dokumentumok, videók és más tartalmak láthatóságát és felfedezhetőségét azáltal, hogy a dokumentumtár tetejére rögzíthető az összes felhasználó számára. Emellett az Office 365-dokumentumtárakhoz a dokumentumtáron kívüli elemre mutató hivatkozást is hozzáadható. Így például egy másik tárban vagy webhelyen található fájlra vagy mappára mutató hivatkozás is hozzáadható.
Fájlok másolása és áthelyezése a parancssávról – A másolás nem új keletű funkció, a másolási és áthelyezési mozdulatok azonban intelligens módon jelenítik meg az információarchitektúrát, és művelet közben is lehetővé teszik az új mappák létrehozását.
Fájlok importálása más tárakból – A jövőben nem feltétlenül szükséges rengeteg példányt létrehozni. Az intelligens dokumentumtárak megjegyzik a SharePointban korábban használt fájlokat. Ennek köszönhetően hivatkozás formájában a más tárakban található fájlokat is importálhatja anélkül, hogy duplikálnia kéne a fájlokat több webhely között. A natív fájlok miniatűrjei és metaadatai továbbra is megjelennek, a SharePoint pedig listába szedve megmutatja a legutóbbi dokumentumokat, így a hivatkozást nem kell külön kivágni és beilleszteni.
Személyre szabás
Egyszerűbben személyre szabható nézetek – Az új dokumentumtárakban közvetlenül a fő lapon csoportosíthatja a fájlokat, nem kell külön felügyeleti lapra lépnie. Emellett kattintással és húzással módosíthatja az oszlopok méretét, az oszlopfejlécek segítségével pedig sorba rendezheti, szűrheti és csoportosíthatja az adatokat. Ha szeretnénk a nézetet mindenki számára elérhetővé tenni, egy kattintással megoldható.
Adaptív és akadálymentes tervezés – A mobilböngészők funkciói megegyeznek az asztali változatokéval, így a SharePointot minden felhasználó hatékonyan kezelheti, akár egeret, akár billentyűzetet, érintőképernyőt vagy képernyőolvasót használ.
Metaadatok
Helyben elérhető dokumentum-metaadatok – Közvetlenül az információs panel fő nézetében szerkeszthetők a metaadatok. A módosításokhoz nem kell számos külön lapot megnyitni! Ha egy olyan nézetet használunk, ami a metaadatok szerint csoportosítja a fájlokat, a fájlokat az egyik csoportból a másikba húzva frissítheti a metaadatokat. Ha egy szükséges adat hiányzik, nem szükséges a dokumentum azonnali kivétele, hanem a program küld egy emlékeztetőt arról, hogy ha alkalma adódik rá, szerkesztheti a fájlt.
Minden dokumentumadat egy fedél alatt – Az Office Online-integrációnak köszönhetően a dokumentum teljes előnézete elhelyezhető az információs panel tetején. A munkaablak megjeleníti a dokumentumra vonatkozó metaadatokat, többek között a tevékenységelőzményeket, a fájlon végzett módosításokat, valamint a megosztás résztvevőit. Ugyanitt további felhasználókat adhat hozzá, vagy azonnali hatállyal leállíthatja a megosztást. Végezetül a fájlok további tulajdonságait is megtekintheti.
Hamisítatlanul SharePoint – Bár az intuitivitás és a hatékonyság fokozása érdekében kerültek továbbfejlesztésre a dokumentumtárak, tudjuk, hogy a SharePoint vonzerejét mindig is a dokumentumtárak testre szabhatósága adta, hogy a felhasználói irodai csoportok a lehető legtöbbet hozhassák ki belőlük. Ugyanakkor a SharePointban kialakult a tartalomtípusok, a beadás/kivétel, a verziószámozás, a rekordkezelés és a munkafolyamatok használatának hagyománya. A modern dokumentumtárak mindezt továbbra is lehetővé teszik.
Navigáció
Az Office 365-csoportokban is elérhető a modern dokumentumtár – A lap tetején elhelyezett új fejlécvezérlő továbbfejlesztett tartalomkezeléssel gazdagítja az Office 365-csoportokhoz tartozó csoportfájlokat és tárakat. A régi vezérlő a csoportbeszélgetésre mutató hivatkozásokat, egy naptárt és tagkezelési funkciót tartalmazott. Az új vezérlőn ezzel szemben a csoportbeszélgetésre csupán egyetlen hivatkozás mutat, melyre kattintva a felhasználók elérhetik a naptárat és a tagkezelési funkciót.
Intranet
A Sharepoint intranet számos szervezet működésének központi eleme: a hely, ahol az alkalmazottak beszerezhetik a vállalati híreket és információkat, valamint személyekre és tartalmakra kereshetnek. Fontos lehetőség a SharePoint-mobilap, mely lehetővé teszi, hogy útközben is csatlakoztatva maradjunk az intraneten lévő fontos tartalmakhoz, webhelyekhez, portálokhoz és személyekhez.
A modern dokumentumtárak használatbavétele
Mivel a használhatóság feltétele a kezelhetőség, a felületet folytonos informatikai ellenőrzés alatt érdemes tartani. A Microsoft határozott elképzeléssel rendelkezik a tartalom közös használatának átalakításával kapcsolatban a modern munkahelyek számára, beleértve a fájlokat, a dinamikus webhelyeket és a portálokat, a folyamatos átvitelű videókat, a mesterséges intelligenciát és a vegyes valóságot, közben csökkentve a költségeket és javítva a megfelelőséget és a biztonságot.
A OneDrive és a SharePoint megkönnyítheti az életet az irodában az innovatív mesterséges intelligenciának köszönhetően, amely segítségével megalapozottabb döntések hozhatók, miközben a tartalmakon dolgozunk.
Forrás: Microsoft
