Az egyre erősödő digitalizáció ellenére az irodai munkában mindmáig dominálnak a manuális folyamatok. Az adminisztratív dolgozók kézzel viszik be az információt Excel táblákból, és biztonsági okokból az adatokat több helyen tárolják. Vagyis bőven van lehetőség a folyamatok optimalizálására és a munka hatékonyságának javítására.

A robotokkal történő folyamatautomatizálás (Robotic Process Automation, RPA) rövid időn belül reális alternatívát kínál a feldolgozási folyamatok kezelésére. Az algoritmusoknak köszönhetően a robotok felfedezik a hibákat a folyamatokban, önállóan hoznak intézkedéseket. Elemzik a bemeneti adatokat, hozzárendelik ezeket a megfelelő folyamatokhoz, azonosítják a releváns tartalmakat. Az RPA precízen és megbízhatóan ott alkalmazható leginkább, ahol tömegesen előforduló, strukturálatlan adatokat kell feldolgozni előre meghatározott szabályok szerint.

További fejlődést hoz a mesterséges intelligencia integrálása a folyamatokba. Ezek a számítások millióit képesek elvégezni egyszerre, folyamatosan értékelik az adatokat és részt vesznek az újonnan jelentkező problémák megoldásában. Ez a technológia rövidebb válaszidőket és elégedettebb ügyfeleket hoz majd magával.

Gyakorlati megvalósítások

Közigazgatás

Európában már van egy város, ahol egy fontos ügyintézési helyzetben – a személyes ügyfélkapcsolati feladatok ellátásában – váltották ki szoftverrobotok az élő emberi munkát. A közreműködő UiPath Robots tájékoztatása szerint egy önkormányzatnál megvalósított projektben az érintett 6500 szociális ügyintézési folyamatnál átlagosan 79 százalékkal (!) csökkent az idő. Az időmegtakarítás a munkaerőpiaci osztályon 95 százalékos volt, ahol ráadásul 50 százalékkal nőtt az aktív munkaerőpiaci kezdeményezésekben részt vevő helyi polgárok száma. Sőt, a szociális szakterület működési hatékonyságának gyors javulását követő másodlagos hatásként a településen 12 százalékkal több polgár kezdett el tanulni, mint az előző évben. Az pedig már a helyi döntéshozóknak is felkeltette a figyelmét, hogy 22 százalékkal kevesebben fordultak a városhoz pénzügyi segítségért, továbbá, hogy az adminisztratív költségek is 60 százalékkal csökkentek.

HR terület

Egy európai HR szolgáltató havonta 2500 betegszabadság-igazolást dolgozott fel, átlagosan négy perces kezelési idővel. Három héten belül megvalósítottak egy RPA-megoldást, és 90% -os automatizálást értek el. Az RPA robot kivon adatokat az SAP tranzakcióiból, beilleszti az információkat az ügyfél rendszerébe és kinyomtatja. A HR szolgáltató hat hónapon belül hozta meg a beruházás megtérülését, a hibaarányt 0% -ra, a kézi erőfeszítést 5% -ra, a feldolgozási időt pedig 80% -kal csökkentette.

Automatizált kereskedelmi jelentések

Egy globális kiskereskedő az üzlet bezárási jelentései alapján ellenőrizte az egyes nyilvántartások záróinformációit több száz üzletben. Az üzlet alkalmazottai kézi és lassú eljárást alkalmaztak a jelentések összegyűjtésére. A folyamat automatizálásával lehetővé vált az alkalmazottak számára, hogy az ügyfélközpontúbb tevékenységekre összpontosítsanak. Az RPA robotok most egy kiszolgálóra helyezik a záró jelentéseket, majd elolvassák és összegzik az üzlet záró jelentéshez szükséges információkat.

Ügyfélszolgálat

Egy kereskedelmi hitelbiztosító társaság világszerte több mint 50 000 ügyféllel automatizálta a hitelkeret-igénylési folyamatot. A biztosítók korábban manuálisan gyűjtöttek információkat a belső (kockázatok és irányelvek) és a külső (ügyféloldal, Google News) források között. Az RPA-val havonta 2440 óra emberi munkát takarítottak meg. Az alkalmazottak most ezt az időt arra használják, hogy közvetlenül az ügyfelekkel dolgozzanak.

Milyen új rendszerekre lenne szükség?

A termelővállalatok hatékonyságnövelésének fókuszában eddig a termelési és a termelést közvetlenül támogató folyamatok álltak. Az adminisztratív folyamatok költségeinek csökkentésére irányuló törekvések jellemzően kimerültek a kiszervezésben (például bérszámfejtés), amivel hatékonyabb nem feltétlen lett a folyamat. A háttérfolyamatokban rejlő tartalékok kiaknázása és valódi fejlesztése egyre inkább előtérbe kerül, hiszen ezeknek a folyamatoknak az üzemeltetése a gyártóvállalatok költségeinek 5-25 százalékát is kitehetik, mindemellett komoly tényezői lehetnek a termelési folyamat sikerességének – gondoljunk csak a beszerzési vagy a toborzási folyamatok gyorsaságára, eredményességére, vagy a rögzített adatok pontosságára.

Valójában egy olyan rendszerre van szükség, amelyet az üzleti felhasználók maguk tudnak „programozni”, bármelyik folyamatukat/tevékenységüket automatizálhatják vele, és gyorsan, pár nap alatt be lehet vezetni az új fejlesztéseket. Mindezt úgy, hogy a vállalat folyamatai standardok maradjanak, és a rendszer megfeleljen az IT-követelményeknek is. De hogyan lehet az üzleti felhasználókat – akik nem IT-sok – megtanítani programozni? A válasz egyszerű: sehogy. Nem a felhasználóknak kell változni, hanem az alkalmazott szoftvernek kell elég okosnak lennie ahhoz, hogy megtanulja, amit a felhasználó szeretne automatizálni.

Amennyiben pedig folytatódik az a folyamat, hogy egyre nagyobb mértékben épül be RPA megoldásokba vagy RPA-t tartalmazó rendszerekbe a mesterséges intelligencia, ezzel jelentősen megnöveli a megoldások funkcionalitását, hatékonyságát. Így már többféle kognitív képesség integrálódhat, pl. a természetes nyelvi feldolgozás, a gépi tanulás és a beszédfelismerés. Az AI és RPA kombinálásával pedig teljesen automatizált folyamatokat lehet teremteni.

ERP rendszerek RPA és mesterséges intelligencia alkalmazásával

A technológia fejlődése (RPA, CRPA, AI) lehetővé teszi az ERP-gyártók számára, hogy az ERP-rendszereket új képességekkel fejlesszék pl. tömeges adatfeldolgozás, gépi tanulás és természetes nyelvű interfészek felhasználásával. Mindez az ERP rendszerekben olyan gyakorlati előnyökkel szolgál, amelyek lehetővé teszik a vállalatok számára, hogy jelentősen javítsák működési hatékonyságukat.

  • Az AI-vezérelt ERP-megoldás jó példája az SAP Leonardo, amely számos felhőalapú platformon integrált mikroszolgáltatást tartalmaz.
  • Az Oracle számos AI-alapú eszközt is bevezetett ERP-megoldásaihoz, beleértve a digitális asszisztenseket, a fejlett hozzáférési és pénzügyi ellenőrzéseket, valamint az intelligens ellátáskezelést.
  • Az AI ERP megoldás másik példája az Coleman AI az Infor-tól. Megkérheti ezt a botot, hogy javasolja a következő ajánlatot egy bizonyos ügyfél számára, hozzon létre egy adott tételigénylését és segítsen sok más feladat elvégzésében
  • A legújabb még a piacon nem megtalálható magyar termék, a prodHost rendszere, amely termelésirányítást és az ipari digitalizációt forradalmasítja a mesterséges intelligencia segítségével.

Míg az ERP rendszerek mindig képesek voltak a különböző funkciók integrálására egy szervezeten belül, az AI ezt az integrációt a következő szintre emeli. Ezt a nagy mennyiségű adat elemzésével, előrejelzések készítésével és a következő lépések javaslatával egészítheti ki.

Vállalati RPA

Az Everest Group legfrissebb kutatásában arra keresték a válaszokat, hogy mely RPA megoldásokat értékelik a vállalatok a legjobban. Hasonlóképpen, a vállalkozások miként értékelték a különféle funkciókat, tehát milyen funkciókat kell keresni egy RPA-megoldás kiválasztásakor, és hogy ezek a megoldások hogyan segíthetnek az üzleti igények kiszolgálásában.

A szállítók feladatai

Az RPA-szállítóknak meg kell vizsgálniuk a robotok gyorsabb fejlesztésének és telepítésének lehetőségét. Vannak módok hozzáadott érték növelésére, például az iparspecifikus vagy funkcióalapú folyamatokra vonatkozó módszerekkel, vagy robotkomponensekkel kiterjesztett könyvtárak biztosításával. A partnerek a könyvtárak fejlesztése érdekében folyamatosan kiegészíthetik a gyártók műszaki ismereteit. Az AI használata a kódolás vagy a kód nélküli robotfejlesztés elősegítéséhez nagy jövőbeli lehetőség lehet a legfejlettebb RPA gyártók számára.

Együttműködés a vállalkozásokkal

Egyértelmű, hogy a vállalkozásoknak együtt kell működniük az RPA szolgáltatókkal, hogy folyamatos párbeszédet folytassanak velük a felhasználói csoportokon és a tanácsadó testületeken keresztül annak biztosítása érdekében, hogy a felhasználók igényei, mint például a kódolás vagy méretezés egyszerűsége, egyértelműen érthetőek legyenek számukra, és hogy a gyártók az ilyen szolgáltatásaikat folyamatosan fejleszteni tudják. A gyártók már most is igyekeznek megtenni ezeket a dolgokat, de a folyamatos párbeszéd sokkal szélesebb körű információt tudna számukra biztosítani arról, hogy a vállalkozások milyen fejlesztéseket értékelnének leginkább.

Konklúzió

2021-re a Forrester becslése szerint több mint 4 millió robot lesz, amelyek irodai és adminisztratív munkákat, valamint értékesítést és kapcsolódó feladatokat végeznek. Ha a fejlődés ebben a tempóban folytatódik, akkor feltételezhető, hogy rövid időn belül az RPA és később a AI is, általánosan alkalmazott eszközzé válik a korszerű vállalatirányítási rendszerekben. Itt az ideje cselekedni. Minél gyorsabban hasznosítják a vállalatok ezeket a lehetőséget, annál gyorsabban teremtenek számukra versenyelőnyt az üzleti életben.

Forrás: https://www.uipath.com/